Делопроизводство

Поиск и фильтры

При помощи гибкой системы фильтров система позволяет организовать эффективный поиск и структурировать документы. Использование единого механизма фильтров позволяет выделить из общего массива информации наиболее релевантную для конкретного пользователя. Система позволяет производить поиск по полям форм документов, в том числе семантический. Механизм семантического поиска обрабатывает найденные результаты в зависимости от релевантности значения и эталонной строки, что позволяет пренебречь мелкими орфографическими и грамматическими ошибками, а при поиске по словосочетаниям и предложениям — получать в результатах поиска элементы содержащие текст схожего характера.

Конфиденциальный документооборот

Для тех случаев, когда существует необходимость соблюдения дополнительных мер конфиденциальности, даже внутри высоко защищенной платформы, система электронного документооборота AlmexECM позволяет организовывать выделенные “конфиденциальные аккаунты”, в которых все документы и вложения подлежат дополнительному шифрованию, а действия пользователей логируются в системе с особой тщательностью. Дополнительное использование грифов конфиденциальности позволяет вести тонкую настройку доступности информации, что является незаменимым инструментом при работе топ-менеджмента любой крупной компании.

Карточка документа

Карточка документа предоставляет полную информацию о документе и разделена на несколько частей:

Сведения о документе, в которых отображается системный номер документа и дата создания, или же регистрационный номер и дата, если документ уже зарегистрирован, краткое содержание. Также отображается текущий этап работы и статус. Блок “Работают над документом” отображает, кто является автором, ответственным, утверждающим лицом, участником этапа, а также кто уже ознакомлен с документом.
Чат (формируется автоматически для всех участников документа).
Вложения (непосредственно сам документ и вложения пользователей).
Ход исполнения документа.

Ход исполнения

Вкладка “Ход исполнения” карточки документа отображает последовательность этапов, результаты согласования, регистрации, утверждения или исполнения документа, информацию о поручениях и дополнительном согласовании, контрольных сроках исполнения этапа и участников каждого этапа. С помощью информации, имеющейся в ходе исполнения, удобно отслеживать процесс работы над документом и принимать на его основании то или иное решение. Исполнительская дисциплина эффективно контролируется с помощью индивидуальных поручений на выбранных пользователей (в них содержатся резолюции для каждого сотрудника, контрольные даты по исполнению каждого поручения); закрытие карточек исполнения или дополнительного согласования также отображается в ходе исполнения документа.

Управление документами

Для эффективной организации доступа к документам компании система позволяет группировать документы по стандартам делопроизводства. Можно фильтровать список по группе и по конкретному типу документа, например, группа “ОРД” и тип “Приказы по личному составу”. Для холдингов и корпораций предусмотрена специальная возможность управления документами: через вкладку “Подразделения” пользователь получает список компаний или филиалов, либо же главного офиса, если ему предоставлен доступ к документам соответствующих структурных подразделений. Список документов можно фильтровать по различным признакам. Например, можно выбрать документы, которые требуют вашего участия, находятся на согласовании, подписании, отмененные либо исполненные документы, поручены мне или мои поручения, документы на контроле и черновики. Список фильтров настраивается администратором.

Ознакомьтесь с функциональными возможностями системы

Поиск и фильтры

Конфиденциальный документооборот

Карточка документа

Ход исполнения

Управление документами