Тренды в автоматизации договорной работы
Что дает система автоматизации договорной работы
Когда среднестатистический бизнес вырастает, а размер штата переваливает за сотни или даже тысячи сотрудников, у руководителей С – уровня, акционеров или собственников неизбежно возникает вопрос автоматизации внутренних процессов. Одним из наиболее рутинных процессов, в котором, как правило, участвует большое количество сотрудников из разных департаментов, является процесс подготовки и согласования договоров.
Применив процессный подход в своей договорной деятельности, современная организация решает целый спектр проблем и качественно улучшает внутренние процессы делопроизводства:
- Возможность совместной работы;
- Отслеживание правок;
- Контроль сроков согласования;
- Контроль отдельных задач в рамках исполнения договора;
- Шаблонирование документов;
- Использование единых справочников и форм.
Для бизнеса качественная автоматизация незамедлительно даст ощутимый пользу благодаря целому ряду положительных факторов:
- Уменьшается влияние человеческого фактора;
- Улучшается взаимодействие сотрудников и отделов;
- Соблюдаются сроки работы и улучшается дисциплина;
- Значительно сокращаются материальные затраты.
Как выбрать систему?
Для того чтобы система автоматизации процессов/документооборота не тормозила развитие бизнеса, а, наоборот, выступала его драйвером и помогала внедрять качественные изменения руководителям и собственникам, при выборе системы следует обратить внимание на ряд факторов:
- Система легко масштабируется (можно построить отдельные модули автоматизации для разных функций в едином пространстве);
- Нет ограничений на добавление новых либо изменение текущих процессов/типов документов;
- Создание новых процессов должно быть интуитивно понятным и не требовать дополнительных навыков программирования при построении шаблонных или эталонных процессов;
- Доступ к системе должен быть максимально простой (через браузер либо нативные приложения);
- Пользователям доступен удобный поиск по документам, процессам, задачам, событиям.
- Должна поддерживаться ролевая политика для гибкой настройки процессов и системы в целом;
- Система автоматизации покрыта API для возможностей интеграции с любым другим корпоративным программным обеспечением;
- Применяются современные инструменты обеспечения безопасности (алгоритмы шифрования, грифы конфиденциальности, журналирование и аудит событий);
- Используются технологические инновации, например, ЭЦП (электронная цифровая подпись), онлайн-редактирование, автоматическая обработка данных или интеллектуальная система принятия решений;
- Пользователю предоставляются несколько вариантов репрезентации данных (в виде списков, отчетов, графиков или диаграмм);
- Должна быть доступна как облачная версия системы, так и размещение системы Onsite (на серверах Заказчика).
Несомненно, выбор системы автоматизации внутренних процессов, и документооборота в частности, сложный процесс, который требует детального анализа функциональных возможностей системы, инструментов обеспечения безопасности и ценовой политики приобретения и владения таким инструментом.