Тренды в автоматизации договорной работы

Что дает система автоматизации договорной работы

Когда среднестатистический бизнес вырастает, а размер штата переваливает за сотни или даже тысячи сотрудников, у руководителей  С – уровня, акционеров или собственников неизбежно возникает вопрос автоматизации внутренних процессов. Одним из наиболее рутинных процессов, в котором, как правило, участвует большое количество сотрудников из разных департаментов, является процесс подготовки и согласования договоров.

Применив процессный подход в своей договорной деятельности, современная организация  решает целый спектр проблем и качественно улучшает внутренние процессы делопроизводства:

• Возможность совместной работы;
• Отслеживание правок;
• Контроль сроков согласования;
• Контроль отдельных задач в рамках исполнения договора;
• Шаблонирование документов;
• Использование единых справочников и форм.

Для бизнеса качественная автоматизация незамедлительно даст ощутимый пользу благодаря целому ряду положительных факторов:

• Уменьшается влияние человеческого фактора;
• Улучшается взаимодействие сотрудников и отделов;
• Соблюдаются сроки работы и улучшается дисциплина;
• Значительно сокращаются материальные затраты.

Как выбрать систему?

Для того чтобы система автоматизации процессов/документооборота не тормозила развитие бизнеса, а, наоборот, выступала его драйвером и помогала внедрять качественные изменения руководителям и собственникам, при выборе системы следует обратить внимание на ряд факторов:

• Система легко масштабируется (можно построить отдельные модули автоматизации для разных функций в едином пространстве);
• Нет ограничений на добавление новых либо изменение текущих процессов/типов документов;
• Создание новых процессов должно быть интуитивно понятным и не требовать дополнительных навыков программирования при построении шаблонных или эталонных процессов;
• Доступ к системе должен быть максимально простой (через браузер либо нативные приложения);
• Пользователям доступен удобный поиск по документам, процессам, задачам, событиям.
• Должна поддерживаться ролевая политика для гибкой настройки процессов и системы в целом;
• Система автоматизации покрыта API для возможностей интеграции с любым другим корпоративным программным обеспечением;
• Применяются современные инструменты обеспечения безопасности (алгоритмы шифрования, грифы конфиденциальности, журналирование и аудит событий);
• Используются технологические инновации, например, ЭЦП (электронная цифровая подпись), онлайн-редактирование, автоматическая обработка данных или интеллектуальная система принятия решений;
• Пользователю предоставляются несколько вариантов репрезентации данных (в виде списков, отчетов, графиков или диаграмм);
• Должна быть доступна как облачная версия системы, так и размещение системы Onsite (на серверах Заказчика).

Несомненно, выбор системы автоматизации внутренних процессов, и документооборота в частности, сложный процесс, который требует детального анализа функциональных возможностей системы, инструментов обеспечения безопасности и ценовой политики приобретения и владения таким инструментом.