Релиз Декабрь 2019

“Выбор правильного решения для автоматизации документооборота и диджитализации процессов — всегда непростая задача. Стоит детально разобраться с задачами, которые такая система будет решать, выработать внутренние требования к системе, изучить успешные кейсы.”

Содержание:

BPM редактор (конструктор?)

1.Расширенные типы этапов MUX

Этап включает в себя следующие специфические настройки:

1. Шаблон документа. Список шаблонов, которые будут созданы как дочерние.
2. Ждать дочерние документы. Параметр отвечает за условие перехода на следующий этап. Значение NONE позволяет создать дочерние документы и перейти родительскому документу на следующий этап. CREATED ожидает закрытия (когда документы на этапе End) созданных только MUX-ом дочерних документов и только после этого переходит на следующий этап. ALL ожидает закрытия всех дочерних документов, то есть как вручную, так и созданных другими MUX-ами дочерних документов.
3. Отправлять документ в стоп-лист. В случае, если выбранный дочерний шаблон не прошёл валидацию до того, как был создан, родительский документ попадает в стоп-лист.
4. Копировать процессные роли. В дочерний документ копируются все процессные роли и их значения.
5. Копировать процессные переменные. В дочерний документ копируются все процессные переменные и их значения.

Этап включает в себя следующие специфические настройки:

1. Шаблон отчёта. Отчёт, которые требуется сгенерировать и приложить к документу как вложение.
2. Формат вложения. Определяет формат, в котором отчёт будет приложен к документу как вложение.
3. Отправлять документ в стоп-лист. В случае, если выбранный отчёт по каким-либо причинам некорректный и не может быть сгенерирован, родительский документ попадает в стоп-лист.

Например, для всех документов группы ОРД процесс подписания документов идентичный. Можно создать процесс «Подписание ОРД», который будет состоять из этапов Start, End, а также цикла этапов «Подписание» и «Доработка», будем использовать его как подпроцесс. Каждый этап будет настроен согласно регламенту, на этапе «Доработка» указан участником «Автор». Тогда шаблон «Подписание ОРД» можно будет вызывать в любом другом шаблоне группы ОРД, чтобы не дублировать одни и те же настройки в каждом шаблоне, а тем более менять в каждом шаблоне, например, подписанта, если он будет заменён. «Автор» в такие подпроцессы подставляется из родительского документа. Ход исполнение «Подписание ОРД» видно в ходе исполнения родительского процесса. Важным условием является идентичность точек выхода из подпроцесса, то есть если в нашем подпроцессе «Подписание ОРД» в этап End входит две линки с названиями «Первая» и «Вторая», то в родительском процесс из этапа «Sub pattern» должны выходить две такие же линки с таким же названием.

2. Установка порядка отображения этапов

При создании документа можно указать в каком порядке выводить этапы в форме. В настройках этапа параметр Приоритет.

4. Выбор формата для генерации отчёта

В разделе «Администрирование» -> «Отчёты» добавлена возможность указывать, в каком формате пользователь может скачать доступный для него отчёт. Среди форматов для генерации выбор из XML, PDF, XLS и DOC. Формат отчёта в формате PDF всегда доступен по умолчанию.

5. Тип исполнения для групповой карточки «Один из участников»

При вынесении решения одним из участников группы групповая карточка будет закрыта. Позволяет устанавливать несколько групп на этап и требовать исполнения одного из участников каждой группы. В связке с drool можно использовать для следующей схемы: тип документа «Заявка в колл-центр», группа «Техподдержка» первой линии получает новый документ, первый свободный участник группы выбирает переход «Взять в работу», у остальных участников группы карточка закрывается, а drool копирует первого участника на следующий этап «В работе».

6. Тип перехода между этапами «Большинство участников»

Переход между этапами осуществляется если большинство участников этапа вынесли данное решение. Работает для этапов с параллельным исполнением карточек.

Параметры этапа: 

1. Адрес электронной почты (может принимать список), на который будет отправлено уведомление (может содержать ключи для подстановки значений из полей).
2. Тема письма (может содержать ключи для подстановки значений из полей).
3. Содержимое письма (может содержать ключи для подстановки значений из полей документа).
4. Маска вложений, которые нужно взять из документа и отправить по почте.
5. Тип вложений (оригиналы/PDF без водяного знака/PDF).

8. Фиксированные пользователи

При настройке шаблона в BPM пользователь может указать участника этапа и пометить его как «обязательный», для этого в правой части формы добавления пользователя на этап кликнуть иконку «пин». Этот признак запретит удалить такого участника при создании, редактировании, изменении участников документа, если у пользователя нет роли Admin_doc_update. Пользователи с признаком «обязательный» будут иметь характерную отметку при наведении на блок с пользователем.

Администрирование

1. Отсрочка удаления вложений с сервера

Для предотвращения ошибочного удаления вложения сразу не удаляются с диска, а помечаются как удалённые. Параметр removed.attachment.storage.jiraTime по умолчанию равен 5d.

2. Управление лицензиями пользователей

В раздел «Администрирование — Пользователи» добавлен столбец «Лицензия» с конечной датой использования лицензии, если лицензия существует у пользователя; добавлен фильтр для поиска пользователей с и без лицензий. Клик на иконку «Снять лицензию» вызовет метод (только с новой ролью ADMIN_USER_LICENSE_UPDATE), который отвязывает лицензию от пользователя, а также автоматически удаляет активные сессии пользователя.

3. Логика перехода на новый этап с удалённым пользователем

Автоматический переход на следующий этап не сработает, если пользователь, который стоит на этапе, был удален. Система отреагирует следующим образом:

1. Документ попадает в стоп-лист и требует действия администратора.
2. В логах добавляется запись «Документ не может перейти на этап Название этапа, поскольку участник ФИО был удалён из системы». 
3. Система отправляет на почту, указанную в новом параметре конфиг email.recipient.adress, уведомление о таком событии с темой «Документ Системный номер документа попал в стоп-лист» и текстом «Документ не может перейти на этап Название этапа, поскольку участник ФИО был удалён из системы». 
4. Администратор сам меняет участника следующего этапа и руками переводит документ на следующий этап.

4. Изменения в процедуре ручной регистрации документа

В форме создания документа поле «Регистрационный номер» становится необязательным. Администратор может указать обязательность регистрации документа на конкретном этапе шаблона выбором параметра «Зарегистрировать документ». Опция «Присвоить номер » будет отображаться пользователям с ролью USER_DOC_REGISTRATE только на этапе, на котором установлен обязательный параметр «Зарегистрировать документ», пока номер не будет назначен; для пользователей с ролью ADMIN_DOC_REGISTRATE опция «Присвоить номер» будет отображаться на любом этапе, пока номер не будет назначен. Если для текущего этапа выбран параметр «Зарегистрировать документ», то документ попадёт в стоп-лист, если при попытке перейти на следующий этап регистрационный номер не будет указан через опцию «Присвоить номер». На форме вынесения решения выводить уведомление о необходимости присвоить номер с возможностью вызова формы присвоения номера поверх формы вынесения решения, если на текущем этапе выбран параметр «Зарегистрировать документ»

5. Признак активности пользователей в поле «Пользователи»

Для поля типа «Пользователь» добавлен признак «Только активные», при значении true которого сервер отдаёт на фронт список только активных пользователей. При значении false сервер отдаёт всех.

6. Водяной знак для отчётов

Администратор может выбрать для каких отчётов требуется водяной знак. Для этого в настройках отчёта выбрать параметр Водяной знак. 

7. Автоматическая загрузка для реестров

В настройках реестра добавлен признак «Загружать автоматически», при включении которого реестр сразу загружает данные по документам реестра. Если признак отключить, реестр будет выводить данные только по поисковому запросу или фильтрации. 

8. Удаление решения

Возможность удалить уже вынесенное решение. Условия выполнения функции и ограничения:

1. Доступ к функции должен быть у пользователей с новой ролью  admin_resolution_delete. 
2. Только пользователи с этой ролью видят удалённые (по факту «помеченные как  удалённые») данные в ХИ, отмеченные особым образом.
3. Удалять решение можно только на текущем открытом этапе. 
4. Вместе с решением удаляются вложенные файлы, а также все дочерние карточки поручений и доп.согласований с вложениями. 
5. Пользователи, которые получили доступ от удаляемых дочерних карточек и не имеют других карточек, теряют доступ к документу. 
6. Удаление решения доступно только если родительская карточка открыта или не существует. Удаление решения открывает новую аналогичную карточку текущими датой и временем.
7. Подписанное с помощью ЭЦП решение нельзя удалить. Ветку поручений или доп.согласований в ХИ, в которой любой уровень подписал своё решение с помощью ЭЦП, удалить нельзя. 
8. Можно удалить или изменить отдельно комментарий (текст резолюции при вынесении решения). 
9. Данные об удалении логируются, «Фамилия_Имя_Отчество_администратора  удалил решение Фамилия_Имя_Отчество_автора_удалённого_решения».  

Вложения

1. Вложения разделены на типы

Вложения в документ разделены на типы «Основной» и «Приложения», чтобы участники документа могли сразу увидеть главный документ, например, договор, а отдельно к нему дополнительные соглашения, акты, счета и прочее. Выбрать тип вложения можно в любой форме добавления вложения после того, как файл выбран.

2. Функция «Скрыть вложения»

Пользователь с новой ролью Admin_hide_attachment может пометить одио или несколько вложений за раз как «скрытые», добавлена новая иконка во вкладке «Вложения». Ограничения: 

1. В рамках вложения помечаются скрытыми все версии вложения.
2. Пользователи без роли Admin_hide_attachment не смогут больше видеть или получить доступ по старой ссылке к такому вложению.
3. Пользователи с ролью Admin_hide_attachment могут видеть такие вложения, они будут помечаться специальной образом, а также открывать эти вложения и скачивать.
4. Пользователь с ролью Admin_hide_attachment может снять отметку «Скрытые».

4. Улучшения работы с вложениями

1. Стандартизирована политика разрешений на добавление вложений в рамках этапа: 

• «Добавление вложений» (доступность автору, доступность ответственному, доступность исполнителям, доступность конкретному пользователю или группе, доступность по системной роли) – для загрузки вложений с компьютера; 
• «Добавление вложений из шаблона» (доступность автору, доступность ответственному, доступность исполнителям, доступность конкретному пользователю или группе, доступность по системной роли) – для создания вложений по предопределенным шаблонам; 

2. Признак для вложения из шаблона «Создать автоматически» и сопутствующие параметры: 

• «Запрет редактирования при создании документа» — вложение автоматически добавлено в форму создания документа, его можно открыть на просмотр, но нельзя редактировать; 
• «Запрет удаления вложения при создании документа» — вложение автоматически добавлено в форму создания документа и его нельзя удалить; 

Пункт 2 не противоречит пункту 1: можно запретить загружать вложения с компьютера или из шаблона, но настроить автоматическое добавление в документ вложений из предопределенного шаблона. 

5. Настройка доступности вложений

Вынесена в настройки constant.js отображение опции для вложения «Скрыть для всех» или «Показать всем», параметр ATTACHMENT_EDIT_MODE. Значение true — есть опция «доступно всем/мне» и надпись возле вложения с текстовкой; false — нет такой опции и нет текстовки.

6. Скачать вложения без открытия

Пользователь может скачать все вложения сразу без их открытия, может выбрать какие именно вложения скачать и в каком из доступных форматов, а также скачать одно конкретное вложения. Загрузка всех вложений доступна иконкой справа от названия типа блока вложений, загрузка конкретного вложения доступна в информации объекта вложения между автором вложения и датой его загрузки.

7. Контрастность водяного знака

Возможность управлять контрастностью водяного знака из файла конфигурации, параметр watermark.contrast по умолчанию имеет значение 15.

8. Проверка вложения PDF на защиту от изменения

При загрузке вложения в формате PDF система проверяет вложение на защиту от редактирования, чтобы в дальнейшем была возможность наложить водяной знак. Если вложение не проходит проверку успешно, то система запрещает добавление этого вложения в систему и отвечает ошибкой «Документ защищён, необходимо снять защиту для загрузки документа».

9. Поворот вложений

Если вложение было отсканировано некорректно, его можно повернуть по часовой или против часовой стрелки, указав необходимые страницы. Поворот срабатывает для вложения, изменений доступны всем пользователям.

Логирование и дополнительные возможности

1. Добавление вложения в свою КИ

Возможность добавлять вложение в любую свою закрытую карточку, даже когда документ находится на этапе «End». Удаление вложения запрещено.

2. Индивидуальные чаты

В рамках документа пользователь может создать чат с конкретным участником или группой участников. Группа «Все пользователи» остаётся по умолчанию.

3. Логирование изменений в профиле пользователя

Система фиксирует изменения в профиле пользователя по принципу логирования изменений в шаблоне BPM. Функция доступна для пользователей с ролью ADMIN_USER_UPDATE.

4. Система логирует скачивание вложения без водяного знака

В логи добавляется запись Фамилия_Имя_Отчество_скачивающего скачал вложение «Название_вложения.расширение» без водяного знака.

5. Изменения в календаре

Система фиксирует создание мероприятия из-под замещающего и выводит соответствующую иконку в форме мероприятия.

6. История передачи дел

В историю профиля пользователя добавлены записи о постановке в очередь процедуры передачи дел и о факте передачи дел.

7. Тип устройства для сессии

В таблицу «Сессии» вынесены сведения о типе устройства, с которого пользователь выполнил вход: Web, Android или iOS.

Поиск и Предствления

1.Индивидуальная настройка отображения представлений

В разделе «Документы» и «Реестры» добавлена индивидуальная настройка скрывать и отображать представления. Добавлена возможность задать ширину, порядок и наличие для колонок таблиц относительно каждого фильтра (Все документы, Требующие участия и так далее).

2. Логика признака «прочитанный» для документа

Если замещающий просмотрел документ, то у других замещающих и у руководителя документы не помечаются как прочитанные.

3. Настройка порядка отображения реестров

В настройках реестров добавлен параметр «Позиция», регламентирующий порядок отображения реестра во всплывающем списке раздела «Реестры».

4. Настройка порядка отображения преднастроенных фильтров

Добавлено поле «Позиция» под каждый тип размещения представления: для реестров, для документов и для мобильных. Например, представление «Требующие участия» в разделе «Документы» должен быть на первом месте, в реестрах на втором, а в мобильных на пятом.

5. Индивидуальная настройка сортировки в реестре

В разделе «Реестры» сохраняются индивидуально для каждого пользователя настройка сортировки представлений по дате создания или дате регистрации документа.

6. Сохранение выбранных фильтров

При обновлении страницы со списком документов в разделах «Документы» или «Реестры» выбранные ранее фильтры не сбиваются.

7. Индивидуальные настройки пользователя

Пользователь может самостоятельно указать в своём профиле следующие настройки:

1. Открывать вложение в разделе «Документы» в новой вкладке или текущей.
2. Открывать вложение в разделе «Реестры» в новой вкладке или текущей.

8. Новые типы полей для списка документов

Контрольный срок поручения – параметр field = reassignDeadline.

9. Установка порядка отображения аккаунтов

Можно указать в каком порядке выводить аккаунты в фильтрах списка документов и реестров. В настройках реестра параметр Приоритет.

10. Отметить документ цветом

Пользователь может помечать документы цветом, «Опции» -> «Отметить цветом». Такие документы можно выводить в фильтр «Отмеченные», настройки представления аналогичны представлению «Избранные», только вместо tag указать c1 (первый цвет).

11. Поиск по согласующему

Добавлен новый фильтр «По согласующему» для поиска документов по пользователям в разделах «Документы» и «Реестры».

12. Улучшение поиска

Теперь вместо необходимости отправлять поисковый запрос отдельно для каждого блока поиска можно заполнить все блоки поиска и единожды отправить поисковый запрос, а также сбросить поисковый запрос одним кликом.

Пользователи и Организационная Структура

1. Избранные пользователи

В индивидуальных настройках пользователь может добавить список избранных пользователей, которые в дальнейшем будут отображаться сверху списка в форме выбора пользователей при поручении и маркироваться специальной иконкой.

2. Список пользователей для доп.согласования

При выборе действия доп. согласования список доступных участников для этого действия загружается из пользователей колонки «Могут согласовывать» в настройках шаблона.

3. Новый тип группы

Новая системная группа, в которую включены только те пользователи, для которых аккаунт является основным. Функция актуальна для клиентов, использующих несколько аккаунтов.

4. Настройка обязательности указания аккаунта для пользователя

Вынесен в настройки constant.js параметр Required_user_account, который управляет обязательностью заполнения данных в блоке «Аккаунт» при создании и редактировании пользователя. True включает обязательность заполнения значения в столбце «Основной аккаунт» в форме создания/редактирования пользователя. False не требует заполнения аккаунта.

5. Определение уровня для единицы организационной структуры

В структуру объекта организационной структуры добавлен параметр «Уровень», который будет просчитываться автоматически от верхнего узла организационной структуры, который равен «0». Поле заполняется автоматически и выводится на фронт в качестве служебной информации для работы с Drools. При изменении места расположения узла организационной структуры происходит перерасчет уровней.

6. Восстановление пароля

Пользователь может без обращения к администратору восстановить пароль от системы, ссылка на восстановление находится на странице авторизации.

6. Информация о замещающих

В разделах «Пользователи» и «Администрирование -> Пользователи» добавлена колонка «Делегирование» с информацией о действующих замещающих пользователя.

Роли и права пользователей

1. Роль для использования мобильного приложения

Роль USER_ALLOW_MOBILE позволяет пользователю авторизоваться в мобильном приложении а также видеть qr-код в своём профиле для получения ссылки на мобильное приложение.

2. Изменения в логике получения доступа к совещаниям

Кнопку «Создать совещания» и возможность участвовать в них получают только те пользователи, у которых есть доступ к аккаунту, в котором созданы шаблоны для совещания.

3. Скачать вложение без водяного знака

Пользователь имеет возможность скачать опубликованное вложение в формате PDF без водяного знака, например, по требованию национального регулятора необходимо предоставить данные юридического лица. Роль ADMIN_ATTACHMENT_ORIGINAL позволит скачать опубликованную версию вложения без водяного знака. В опциях вложения добавится опция «Скачать без водяного знака».

4. Новые роли для ограничения доступа функций

1. ADMIN_MOVE_TO_STAGE – позволяет использовать опцию «Перевести документ на другой этап». 
2. ADMIN_CHANGE_PARTICIPANTS – позволяет добавить нового участника в текущий этап любого доступного документа, а также удалить участника, который еще не выполнил действие. 
3. USER_RUN_PERIODICAL – позволяет выбирать признак «Периодическое выполнение» для этапа при создании нового документа.

5. Новое поле «Примечание»

В профиль пользователя добавлено служебное поле «Примечание», которое отображается с ролью ADMIN_USER_UPDATE.

6. Редактирование резолюции

Администратор с ролью ADMIN_RESOLUTION_UPDATE может изменить текст резолюции при поручении, если карточка не закрыта. После того как текст будет отредактирован, в иконке по наведению выводится информация о дате/времени и пользователе, который редактировал текст.

7. Изменение типа документа

Пользователь с ролью ADMIN_CHANGE_DOC_TYPE может изменить тип уже созданного документа. При изменении требуется указать новый тип документа, необходимый этап, на который документ должен перейти, сопоставить поля, закладки, процессные роли и переменные. Функция также может применяться для обновления настроек шаблона для ранее созданного документа. Для этого при выборе нового типа документа указать текущий тип, система автоматически по ключу сопоставит все данные, потребуется указать этап. Таким образом старый документ получит новые поля, закладки, участников этапов и другую логику. Опция доступна в списке всех опций к документу.

8. Функция «Напомнить»

Возможность направлять напоминание участнику документа об открытой карточке с соответствующим уведомлением на электронную почту. Добавлены две роли: USER_REMINDER и ADMIN_REMINDER. Первая позволяет участнику документа напоминать о поручении или доп. согласовании уровню +1. Вторая роль позволяет из реестров напоминать кому угодно. Функция доступна при вызове опций карточки в ходе исполнения. В форме напоминания выводится информация по карточке и возможность указать комментарий при напоминании. Напоминать можно только по открытым карточкам. 

9. Графическая схема взаимосвязей документов

Пользователь с новой ролью user_doc_tree может посмотреть графическую схему взаимосвязей документов по всем уровням для возможности охватить весь процесс работы с головным документом. Также пользователь может открывать документы из этой схемы при наличии любой возможности доступа к ним.

10. Просмотр истории по документу

Добавлена роль USER_DOC_HISTORY_VIEW для доступа к просмотру истории по документу.

Уведомления

1. Новые типы уведомлений

1. Приближение конечного срока сертификата.
2. Наступил конечный срока сертификата.
3. Сертификат удалён.
4. Электронно-цифровая подпись подтверждена.
5. Электронно-цифровая подпись отклонена.
6. Добавлено уведомление о публикации новой новости в системе. Уведомление отправляется пользователям из группы «Пользователи по основному аккаунту» тех аккаунтов, которые указаны при создании новости. 

2. Изменения в Push уведомлениях

1. Добавлены новые типы уведомлений «Документ поручен без контроля» и «Документ поступил на доп. согласование». 
2. Добавлено краткое содержание документа при свайпе push уведомления.
3. Обновлено содержание уведомлений.

3. Уведомления замещающим

Пользователь может настроить какие уведомления он получает как прямой участник документа и как участник в роли замещающего. В форме редактирования профиля в блоке уведомлений кликнуть на «Персональные» и список обновится на настройки «В роли делегата».

4. Изменения в отправляемых уведомлениях Email

Если получателем одного типа уведомления является пользователь с ролями Автор и Участник, то уведомление отправляется один раз. 

ЭЦП

1. Использование нескольких ЭЦП

Добавлена возможность добавлять пользователю несколько ключей ЭЦП, а также убирать их из списка. Добавлены механизмы одновременной валидации ключей ЭЦП от различных АЦСК. Изменения логируются.

2. Выгрузка стандартных конвертов ЭЦП

Добавлена возможность выгружать подписанные данные в виде стандартных конвертов в формате p7s, содержащих как оригинал подписываемых данных, так и перечень всех нанесенных электронно цифровых подписей. Данные конверты (при условии использования ключей от аккредитованных центров сертификации ключей) проходят «зеленую» проверку на сайте центрального удостоверяющего органа. 

3. Загрузка конвертов ЭЦП, сформированных в стороннем ПО

Добавлена возможность добавления в документы в качестве вложений конвертов ЭЦП в формате p7s, сформированных в сторонних программных продуктах. При этом оригинальные данные внутри конверта интерпретируются как вложение, а список ЭЦП, содержащихся в конверте, обрабатывается, анализируется и представляется в системе как квалифицированные ЭЦП к данному вложению. Такой механизм позволяет «доподписывать» вложения, ранее подписанные во внешних системах.

Формы и поля

1. Отображения и заполнения полей при вынесении решения

Данные процесса отделены от их отображения. Различные части единого набора данных могут быть представлены на различных этапах исполнения процесса и переходов между ними в разрезе различных пользователей, группируются в контейнеры-закладки. Обязательность заполнения полей, их видимость и доступность настраивается в контексте соответствующего контейнера.

2. Формирование краткого содержания из полей документа

В настройках шаблона добавлен параметр «Формировать краткое содержание из полей», при выборе которого необходимо заполнить поле «Шаблон краткого содержания». Пример формата записи «Заявка на командировку $author в город $city с $datestart по $dateend».

3. Быстрое наполнение справочника

Добавлен признак «Быстрое наполнение» для поля «Справочник» в настройках полей шаблона. Если этот признак выбран для добавленного поля, а пользователь входит в список «Могут редактировать» в настройках справочника, то пользователь может добавить значение справочника из любой формы, в которой доступно редактирование этого поля. При создании/редактировании документа в момент заполнения поля типа «Справочник» пользователь может добавить значение в любом их двух типов отображения справочника.

4. Возможность отправить документ в черновик без заполненных обязательных полей

Добавлена возможность сохранить документ в черновик без заполнения полей, помеченных флагом «обязательно для заполнения». При этом для запуска документа система потребует заполнить все поля.

5. Ограничение количества пользователей в поле «Пользователь»

Для поля типа «Пользователь» добавлен параметр «Количество пользователей», значение которого регламентирует количество добавляемых на фронте пользователей по этому полю. Пустой параметр не ограничивает количество.

6. Таблица

В настройках шаблона можно создать поле с типом «Таблица». В таблицу можно поместить другие поля, которые станут её колонками. В таблицу запрещается вкладывать такие поля, как таблица, разделитель, пометка.