Кейс
Компании «Техэнергосервис 2014»
Как оптимизировать бизнес-процессы и внедрить электронный документооборот, сократив время обработки документов на 80%
ТОО «Техэнергосервис 2014» — компания, которая занимается оперативным и эксплуатационно-ремонтным обслуживанием электрических подстанций, воздушных линий электропередач класса напряжения 35 кВ и выше. С 2014 года является лидером в сфере предоставления технических и эксплуатационно-ремонтных услуг, проводит капитальный ремонт электрооборудования линий и подстанций, силовых трансформаторов, инженерного сопровождения нового строительства энергетических объектов. Также является официальным дилером компании ПАО «Уралмашзавод».
Желание сохранять лидирующие позиции на рынке и использовать передовые технологии для улучшения качества работы всего предприятия, стало основной причиной поиска подходящей системы для автоматизации внутренних бизнес-процессов и электронного документооборота.
Важными задачами, которые стояли перед менеджментом компании, были:
- Правильная регистрация входящей/исходящей документации, минимизация утери документов.
- Сокращение времени работы на делопроизводство (регистрация договоров, согласование, отправка). Так как основные операционные офисы компании располагаются в двух разных городах (Нур Султан и Караганда), полный цикл работы с документом занимал около 10 рабочих дней.
- Хранение документов и управление процессом согласования и выполнения поручений по документу.
С целью оптимизации внутренних процессов, улучшения эффективности выполнения задач и сокращения времени работы с документацией, руководством компании было принято решение о внедрении современной системы автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота. Для реализации данного проекта был проанализирован ряд казахстанских и зарубежных программных продуктов, и, на основании тендера, был выбран программный продукт AlmexECM со встроенным модулем автоматизации бизнес-процессов AlmexBPM, онлайн-редактором, а также нативными мобильными приложениями. Внедрение системы, анализ и оптимизацию текущих бизнес-процессов и настройку цепочек согласования и исполнения документов квалифицированно и в максимально сжатые сроки выполнили сотрудники Almexoft Kazakhstan.
Обширный функционал системы дал возможность реализовать следующие задачи:
Оптимизировать и привести к единому виду все бизнес-процессы компании, связанные с делопроизводством;
Обеспечить прозрачный документооборот, регистрацию входящих и исходящих документов, корреспонденции, кадровой документации;
Сформировать необходимые отчеты: отчет по регистрации входящей и исходящей документации, отчет по выполнению задач и поручений;
Контролировать исполнительную дисциплину.
Полное внедрение системы заняло около 8 месяцев и проходило в два этапа. Первый этап занял 6 месяцев и заключался в формировании шаблонов, рабочих групп и настройке процессов. Во время второго этапа специалистами Almexoft был проведен детальный инструктаж и обучение работе по администрированию системы. Нашими коллегами отмечается высокий уровень проникновения системы, понятный и простой интерфейс web версии и мобильного приложения для Android и iOS. Также благодаря открытому API платформа позволяет взаимодействовать с другими внутренними системами и сервисами компании, что дает возможность качественной и быстрой интеграции AlmexECM в единый ИТ-ландшафт.
Наиболее показательные результаты внедрения AlmexECM:
- На 80% сократилось время обработки и согласования документов, доставки ее адресатам;
- На 10% сократились общие расходы компании, связные с отправкой документов (затраты на печать, услуги курьерских служб);
- Значительное сокращение бумажного документооборота, что решило проблему утери документации;
- Благодаря AlmexECM была решена основная проблема компании, связанная с длинной цепочкой согласования документов по причине размещения представительств компании в разных городах;
- Обеспечение высокого уровня безопасности корпоративных данных благодаря нескольким уровням защиты;
- Эффективный и быстрый поиск электронных документов в единой системе в рамках ролевой политики и регламентов безопасности.
Сотрудничество с Almexoft и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота AlmexECM дало возможность решить возникшие проблемы роста и масштабирования бизнеса, и реализовать ряд стратегических целей топ-менеджмента компании Техэнергосервис.
Реализация проекта повлияла на улучшение эффективности работы как рядовых сотрудников, так и менеджмента компании и сокращение административных затрат компании. После окончания проекта, служба поддержки Almexoft зарекомендовала себя как надежная команда специалистов, умеющая качественно и оперативно реагировать и решать возникающие запросы.