Келісімшартты автоматтандыру тенденциялары
Келісімшарттық жұмысты автоматтандыру жүйесіне не береді
Орта бизнес өсіп, штат саны жүздеген немесе тіпті мыңдаған қызметкерлерден асқан кезде, ішкі деңгейдегі процестерді автоматтандыру мәселесі С деңгейіндегі менеджерлер, акционерлер немесе иелер арасында сөзсіз пайда болады. Әдетте, әртүрлі департаменттердің көптеген қызметкерлері қатысатын ең қарапайым процестердің бірі – келісімдерді дайындау және келісу процесі.
Келісімшарттық қызмет барысында технологиялық тәсіл қолдана отырып, қазіргі заманғы ұйым барлық мәселелерді шешеді және ішкі кеңседегі жұмыс процестерін сапалы жақсартады:
- Бірлесіп жұмыс істеу мүмкіндігі;
- Өзгерістерді бақылау
- Үйлестіру шарттарын бақылау;
- Келісімшартты орындау аясында жеке тапсырмаларды бақылау;
- Құжат үлгісі
- Бірыңғай каталогтар мен формаларды пайдалану.
Бизнес үшін жоғары сапалы автоматтандыру бірқатар оң факторлардың арқасында бірден пайда әкеледі:
- Адам факторының әсері төмендейді;
- Қызметкерлер мен бөлімдердің өзара әрекеттестігі жақсарады;
- Жұмыс күндері құрметтеледі және тәртіп жетілдіріледі;
- Материалдық шығындар едәуір қысқарды.Как выбрать систему?
Процесс / құжат айналымы жүйесі бизнестің дамуына кедергі келтірмеуі, керісінше оның драйвері болып, менеджерлер мен иелеріне сапалы өзгерістер енгізуге көмектесуі үшін жүйені таңдау кезінде бірқатар факторларға назар аудару керек.:
- Жүйе оңай масштабталуы мүмкін (бір кеңістікте әр түрлі функциялар үшін бөлек автоматтандыру модульдерін жасауға болады);
- Ағымдағы процестерді / құжаттардың түрлерін өзгертуге немесе өзгертуге ешқандай шектеулер жоқ;
- Жаңа процестерді құру интуитивті болуы керек және шаблонды немесе анықтамалық процестерді құру кезінде қосымша бағдарламалау дағдыларын қажет етпеуі керек;
- Жүйеге кіру мүмкіндігінше қарапайым болуы керек (браузер немесе жергілікті қосымшалар арқылы);
- Пайдаланушылар құжаттарды, процестерді, тапсырмаларды, оқиғаларды іздеуге ыңғайлы.
- Рөлдерге негізделген саясат процестерді және тұтастай жүйені икемді конфигурациялау үшін қолдауы керек;
- Автоматтандыру жүйесі кез-келген басқа корпоративтік бағдарламалық жасақтамамен интеграциялау үшін API-мен қамтылған;
- Қауіпсіздіктің заманауи құралдары қолданылады (шифрлау алгоритмдері, құпиялылық мөртабандар, оқиғалар журналын жүргізу және аудит);
- Технологиялық инновациялар қолданылады, мысалы, цифрлық қолтаңба (электронды сандық қолтаңба), Интернеттегі редакциялау, деректерді автоматты өңдеу немесе зияткерлік шешім қабылдау жүйесі;
- Пайдаланушыға мәліметтерді ұсынудың бірнеше нұсқалары ұсынылған (тізімдер, есептер, графиктер немесе диаграммалар түрінде);
- Жүйенің бұлтты нұсқасы да, сайттың орналасқан жері де (клиенттің серверінде) қол жетімді болуы керек.
Әрине, ішкі процестерді, атап айтқанда жұмыс процестерін автоматтандыру жүйесін таңдау – бұл жүйенің функционалдығын, қауіпсіздік құралдарын және осындай құралды сатып алу мен иеленудің баға саясатын егжей-тегжейлі талдауды қажет ететін күрделі процесс.