«Тенергосервис 2014» компаниясының ісі

Как оптимизировать бизнес-процессы и внедрить электронный документооборот, сократив время обработки документов на 80%

«Тенергосервис 2014» ЖШС – бұл электр қосалқы станцияларын, 35 кВ және одан жоғары кернеу электр жеткізу желілерін пайдалану және техникалық қызмет көрсету және жөндеу қызметтерін ұсынатын компания. 2014 жылдан бастап техникалық және сервистік қызмет көрсетуде көшбасшы болды, желілер мен қосалқы станциялардың электр жабдықтарын күрделі жөндеуден өткізді, энергетикалық нысандардың жаңа құрылысына инженерлік қолдау көрсетті. Ол сонымен бірге «Уралмашзавод» ЖАҚ ресми дилері болып табылады.

Нарықта жетекші позицияны сақтауға және бүкіл кәсіпорынның сапасын жақсарту үшін озық технологияларды қолдануға ұмтылу ішкі бизнес-процестерді автоматтандыру және электрондық құжат айналымы үшін қолайлы жүйені табудың басты себебі болды.

Компания басшылығының алдында тұрған маңызды міндеттер:

  • Кіріс / шығыс құжаттамасын дұрыс рәсімдеу, құжаттардың жоғалуын барынша азайту.
  • Құжаттарды рәсімдеу үшін жұмыс уақытын қысқарту (келісімшарттарды тіркеу, келісу, жөнелту). Компанияның негізгі операциялық кеңселері екі түрлі қалада (Нұр Сұлтан және Қарағанды) орналасқандықтан, құжатпен жұмыс жасаудың толық циклі шамамен 10 жұмыс күнін құрады.
  • Құжаттарды сақтау және құжат бойынша нұсқаулықтарды келісу және орындау процесін басқару.

Ішкі процестерді оңтайландыру, тапсырмалардың тиімділігін арттыру және құжаттамамен жұмыс істеуге кететін уақытты азайту мақсатында компания басшылығы бизнес-процестерді автоматтандыру және электрондық құжат айналымының заманауи жүйесін енгізуге шешім қабылдады. Бұл жобаны жүзеге асыру үшін бірқатар қазақстандық және шетелдік бағдарламалық өнімдерге талдау жасалды, және тендердің негізінде AlmexECM бағдарламалық өнімі ішіне AlmexBPM бизнес-процестерді автоматтандыру модулі, онлайн редактор, сондай-ақ отандық мобильді қосымшалармен таңдалды. Жүйені енгізу, ағымдағы бизнес-процестерді талдау және оңтайландыру, үйлестіру мен құжаттарды рәсімдеу тізбегін Almexoft Қазақстан қызметкерлері білікті және жедел түрде жүзеге асырды.

Жүйенің кең функционалдығы келесі міндеттерді орындауға мүмкіндік берді:

Компанияның іс қағаздарын жүргізуге байланысты барлық бизнес-процестерін оңтайландыру және бір көрініске келтіру;

Құжат айналымының ашықтығын, кіріс және шығыс құжаттарды, корреспонденцияны, кадрлық құжаттаманы тіркеуді қамтамасыз ету;

Қажетті есептерді жасаңыз: кіріс және шығыс құжаттаманы тіркеу туралы есеп, тапсырмалар мен нұсқаулықтардың орындалуы туралы есеп;

Атқарушылық тәртіпті қадағалау.

Жүйені толық енгізу шамамен 8 айға созылды және екі кезеңде өтті. Бірінші кезең 6 айға созылды және шаблондарды, жұмыс топтарын құруды және процестерді ұйымдастыруды қамтыды. Екінші кезеңде Almexoft мамандары жүйені басқару бойынша егжей-тегжейлі брифинг пен тренинг өткізді. Әріптестеріміз жүйеге енудің жоғары деңгейін, веб-нұсқаның анық және қарапайым интерфейсін және Android және iOS үшін мобильді қосымшаны атап өтеді. Сондай-ақ, ашық API арқасында платформа компанияның басқа ішкі жүйелерімен және қызметтерімен өзара әрекеттесуге мүмкіндік береді, бұл AlmexECM-ді біртұтас IT ландшафтына жылдам және тиімді біріктіруге мүмкіндік береді.

AlmexECM енгізудің маңызды нәтижелері:

  • Құжаттарды өңдеу және келісу, алушыларға жеткізу 80% -ға азайды;
  • Құжаттарды жіберуге байланысты жалпы шығындар (басып шығару, курьерлік қызметтер) 10% азайтылды;
  • Құжат айналымының жоғалуы проблемасын шешкен қағаз айналымының едәуір қысқаруы;
  • AlmexECM арқасында компанияның әртүрлі қалалардағы кеңселерінің орналасуына байланысты құжаттарды ұзақ мерзімге бекітуге байланысты негізгі проблема шешілді;
  • Қорғаудың бірнеше деңгейінің арқасында корпоративті деректердің жоғары қауіпсіздігін қамтамасыз ету;
  • Рөлдік саясат пен қауіпсіздік ережелері аясында бірыңғай жүйеде электрондық құжаттарды тиімді және жылдам іздеу.

Almexoft компаниясымен бірлесіп жұмыс істеу және AlmexECM бизнес-процестерін автоматтандыру және электронды құжат айналымы жүйесін енгізу бизнестің өсуі мен масштабталуы мәселелерін шешуге, «Техэнергосервис» топ-менеджментінің бірқатар стратегиялық мақсаттарын жүзеге асыруға мүмкіндік берді.

Жобаны іске асыру қарапайым қызметкерлердің де, компанияны басқарудың тиімділігін арттыруға және компанияның әкімшілік шығындарын азайтуға ықпал етті. Жоба аяқталғаннан кейін Almexoft қолдау қызметі өзін тиімді және тиімді жауап бере алатын және туындаған мәселелерді шеше алатын сенімді мамандар тобы ретінде көрсетті.

Ваше сообщение отправлено, спасибо!
Остались вопросы? Напишите нам и мы свяжемся с вами
Loading...